Software en la Nube vs Instalado para Agentes de Seguros
Cuando tu sistema de gestión de seguros vive solo en un computador, estás apostando a que ese aparato nunca se dañará, nunca te lo robarán y nunca se infectará con un virus. Esa apuesta sale cara cuando pierdes acceso a tus datos justo cuando más los necesitas. El software en la nube resuelve ese problema: tus datos viven en servidores remotos protegidos, accesibles desde cualquier dispositivo con internet, sin depender de que una máquina específica funcione.
Este artículo explica la diferencia real entre software instalado (on-premise) y software en la nube para agentes de seguros. Verás por qué la continuidad de tu negocio, la seguridad de los datos y la capacidad de trabajar desde cualquier lugar hacen que la nube sea la única opción viable en 2026. También cubrimos el caso especial de Excel: cuándo funciona y cuándo se convierte en riesgo.
Este artículo forma parte de nuestra Guía completa de software para agentes de seguros, donde comparamos todas las opciones disponibles según tu etapa de desarrollo.
Qué Significa Realmente "Software Instalado" vs. "En la Nube"
La diferencia está en dónde viven tus datos físicamente. Un sistema instalado vive dentro de un computador específico. Un sistema en la nube vive en servidores remotos a los que accedes por internet. Esa diferencia cambia todo: dónde están tus datos, quién puede acceder, qué pasa si el aparato falla.
On-Premise: Cuando tu Sistema Vive en un Solo Computador
Software instalado (on-premise) significa que el programa y todos tus datos están guardados en el disco duro de un computador específico. Instalas el sistema, lo abres desde ese aparato, y todo lo que capturas queda ahí.
Ejemplos comunes en seguros:
- Sistemas de gestión de agencias (AMS) que requieren instalación en Windows
- Bases de datos locales con información de clientes
- Programas de cotización que solo funcionan en una máquina
El problema aparece cuando ese computador no está disponible. Si viajas y dejaste la laptop en la oficina, no puedes trabajar. Si se daña el disco duro, pierdes acceso hasta que lo repares o recuperes un backup (si es que existe).
Nube: Cuando tus Datos Viven en Servidores Remotos
Software en la nube significa que tus datos están guardados en servidores remotos operados por la empresa que ofrece el servicio. Tú accedes al sistema por internet usando un navegador o una app, desde cualquier dispositivo.
El Instituto Nacional de Estándares y Tecnología (NIST) de Estados Unidos estableció la definición estándar de cloud computing que usan gobiernos y empresas: acceso bajo demanda a recursos informáticos compartidos (servidores, almacenamiento, aplicaciones) configurables rápidamente con mínima gestión.
Ejemplos conocidos:
- Gmail (tu correo no vive en tu computador)
- Google Sheets (tus hojas de cálculo están online)
- Figuro Engage (tu CRM de seguros accesible desde cualquier lugar)
La ventaja clave: si pierdes el celular o se te daña la laptop, tus datos siguen existiendo en los servidores remotos. Abres sesión desde otro dispositivo y continúas trabajando.
Excel en tu Laptop vs. Excel en Google Sheets (Caso Especial)
Excel puede funcionar de las dos formas. Si guardas tu archivo de Excel solo en tu laptop, estás usando Excel "instalado": el archivo vive en ese aparato. Si se daña el computador o te roban la laptop, pierdes el archivo (a menos que tengas respaldo manual actualizado).
Si usas Google Sheets o subes tu Excel a OneDrive, estás usando Excel "en la nube": el archivo vive online. Puedes abrirlo desde cualquier dispositivo, se guarda automáticamente cada cambio, y no depende de que un solo aparato funcione.
Por eso decimos que Excel puede ser una buena herramienta para las primeras 500-1000 pólizas, siempre que esté en la nube (Google Sheets o OneDrive). Excel local en tu laptop sí es un riesgo de continuidad.
El Test del Café Derramado: Por Qué el Software Local es un Riesgo de Continuidad
El test es simple: si le derramas café a tu laptop ahora mismo, ¿tu negocio sigue funcionando en una hora? Con software instalado, la respuesta es no. Con software en la nube, abres sesión desde otro dispositivo y continúas. Esa diferencia define qué tan frágil es tu operación.
Qué Pasa si se Daña el Computador, te lo Roban o te Hackean
Cuando tu sistema vive solo en un computador, cualquier falla de ese aparato bloquea tu trabajo. Escenarios reales:
- Robo de laptop: Te quedas sin acceso a tu lista de clientes, renovaciones pendientes, cotizaciones en proceso. Si no tienes respaldo reciente, pierdes días o semanas de trabajo.
- Disco duro dañado: El técnico te dice que el disco murió y la información no es recuperable. Todas las pólizas que registraste en los últimos meses desaparecen.
- Virus o ransomware: Tu computador se infecta. El malware encripta tus archivos y pide pago para liberarlos. Aunque pagues, no hay garantía de recuperar nada.
Con software en la nube, estos escenarios no bloquean tu negocio. Los datos viven en servidores remotos; tú solo pierdes el aparato físico, no la información. Consigues otra laptop, abres sesión, y todo sigue ahí.
El Problema del Backup Manual (y Por Qué Nadie lo Hace Bien)
La teoría dice que debes hacer respaldos manuales frecuentes de tu sistema local. Copiar tus archivos a un disco externo o a la nube cada cierto tiempo. El problema es que casi nadie lo hace de forma consistente.
Razones por las que falla:
- Te olvidas (la vida se pone ocupada)
- Lo pospones ("mañana lo hago")
- No sabes qué respaldar exactamente
- El respaldo queda desactualizado rápido (hiciste el último hace 3 semanas, perdiste todo lo reciente)
Cuando el computador falla, tu último respaldo tiene información vieja. Pierdes clientes nuevos, cotizaciones recientes, actualizaciones de renovación. El backup manual solo funciona si eres extremadamente disciplinado, y esa disciplina falla bajo presión.
En la nube, el respaldo es automático. Cada cambio que haces se guarda inmediatamente en los servidores remotos. No depende de tu memoria ni de tu disciplina. Simplemente ocurre.
Caso Real: Cómo Excel Puede Funcionar (Si Está en la Nube)
Nosotros empezamos nuestra agencia usando Excel bien hecho. Funcionó para las primeras 500 pólizas porque lo teníamos en Google Sheets, no guardado localmente.
Ventajas que encontramos:
- Acceso desde cualquier lugar (oficina, casa, celular)
- Cambios guardados automáticamente (ningún "olvidé guardar")
- Múltiples personas podían actualizar sin mandar versiones por correo
- Si se dañaba una laptop, el archivo seguía existiendo online
El límite llegó cuando la complejidad creció. Con más de 500 pólizas y un equipo más grande, Excel en la nube ya no era suficiente para manejar seguimientos, renovaciones y reportes. Ahí pasamos a un CRM especializado (y eventualmente creamos el nuestro), y dos años más tarde (con más de 2 millones de primas anuales vendidas) vendimos nuestra agencia de seguros para compartir todo el software que habíamos creado con cualquier agente de seguros.
Lo importante es esto: Excel local en tu laptop es un riesgo. Excel en Google Sheets o OneDrive elimina ese riesgo de continuidad. El archivo vive en servidores remotos igual que cualquier otro sistema en la nube.
Seguridad: ¿Bajo el Colchón o en el Banco?
La pregunta común es: "¿No es más seguro tener mis datos en mi computador, bajo mi control?" La respuesta es no, por la misma razón que tu dinero está más seguro en el banco que bajo el colchón. El banco tiene sistemas de protección que tú no puedes replicar solo. Lo mismo pasa con los servidores en la nube.
Cómo Funciona la Seguridad en la Nube (para dummies)
Cuando usas software en la nube, tus datos se guardan en centros de datos operados por empresas como Amazon (AWS), Microsoft (Azure) o Google. Estos lugares tienen protección física y digital que ningún agente individual puede costear.
Protección física:
- Guardias las 24 horas
- Acceso controlado con múltiples verificaciones
- Cámaras y sistemas de detección de intrusión
- Generadores de respaldo si falla la electricidad
Protección digital:
- Encriptación: tus datos viajan y se guardan codificados (ilegibles sin la clave correcta)
- Copias automáticas en múltiples ubicaciones (si un servidor falla, otro tiene tus datos)
- Equipos de seguridad monitoreando amenazas constantemente
Comparación simple: tu laptop tiene un antivirus (si lo instalaste y actualizas). Los servidores en la nube tienen equipos completos de personas trabajando solo en seguridad, actualizando protecciones cada día.
Encriptación y Respaldos Automáticos vs. Antivirus Local
Tu computador local depende de que tú hagas todo bien. Debes instalar antivirus, actualizarlo, hacer respaldos manuales, usar contraseñas fuertes, y no abrir archivos sospechosos. Si fallas en uno de esos pasos, tus datos quedan expuestos.
Vulnerabilidades comunes en sistemas locales:
- Antivirus desactualizado: No actualizar el antivirus deja tu computador abierto a nuevos virus que el programa no reconoce.
- Sin respaldo reciente: Si no respaldaste esta semana y el disco falla hoy, pierdes esa semana de trabajo.
- Contraseña débil: Si usas "123456" o tu apellido, cualquiera que tenga acceso físico a tu laptop puede entrar.
- USB infectado: Conectas un USB de un cliente y el virus pasa a tu sistema, encriptando tus archivos.
Protecciones automáticas en la nube:
- Encriptación por defecto: Tus datos viajan encriptados desde tu navegador hasta el servidor. Aunque alguien intercepte la conexión, solo ve código ilegible.
- Respaldo continuo: Cada cambio que haces se copia automáticamente en varios servidores. Si uno falla, los otros tienen la información actualizada.
- Verificación en dos pasos: Además de tu contraseña, necesitas un código temporal enviado a tu celular para entrar. Aunque roben tu contraseña, no pueden acceder sin tu teléfono.
- Monitoreo constante: Sistemas automatizados detectan intentos de acceso sospechosos (alguien intentando entrar desde otro país, por ejemplo) y bloquean el intento.
Qué Tan Seguro es Realmente un Servidor Remoto
La objeción típica es: "Pero si suben toda mi información a internet, ¿no es más fácil que la roben?" La respuesta está en entender dónde ocurren realmente los robos de datos.
Estadísticas de robo de información:
La mayoría de robos de datos empresariales ocurre por:
- Laptops perdidas o robadas (acceso físico sin protección)
- Empleados usando contraseñas débiles o compartiéndolas
- Phishing: correos falsos que engañan a la persona para dar su contraseña
- USB o discos externos sin encriptación
Los servidores en la nube de empresas serias (AWS, Azure, Google Cloud) son blancos constantes de ataques, pero tienen recursos para defenderse que ningún agente individual puede igualar. Tienen:
- Equipos de seguridad trabajando 24/7
- Sistemas que detectan patrones de ataque antes de que logren entrar
- Certificaciones de seguridad auditadas por terceros
- Responsabilidad legal por proteger tus datos
Tu laptop tiene:
- El antivirus que instalaste (o no)
- Tu disciplina para hacer respaldos (o falta de ella)
- La contraseña que pusiste (ojalá sea fuerte)
¿Dónde está más seguro tu dinero? ¿En una caja fuerte casera que compraste en línea, o en el banco que tiene bóveda blindada, guardias y sistemas de alarma? Los datos siguen la misma lógica. Tener el control físico del aparato no significa tener mejor protección.
Si le derramas café a tu laptop ahora mismo, ¿tu negocio sigue funcionando en una hora? Con software instalado, la respuesta es no. Con software en la nube, abres sesión desde otro dispositivo y continúas. Esa diferencia define qué tan frágil es tu operación.
Movilidad y Trabajo en Equipo: Acceso Desde Cualquier Lugar
El software instalado te ata a un escritorio. El software en la nube te permite trabajar desde donde estés. Esa diferencia cambia cómo operas: puedes cotizar en el momento exacto en que el cliente pregunta, tu equipo puede dar seguimiento sin esperar a que llegues a la oficina, y nadie depende de que "tu computador" esté disponible.
Cotizar Desde el Celular vs. "Espera a que Llegue a la Oficina"
Un prospecto te escribe por WhatsApp preguntando por seguro de auto. Con software instalado, tu respuesta es: "Déjame llegar a la oficina y te cotizo mañana." Con software en la nube, abres tu celular y cotizas en ese momento.
Por qué importa la inmediatez:
El cliente que pregunta hoy puede comprar con otro mañana. Cada hora que pasa sin respuesta aumenta la probabilidad de que se vaya con un competidor que sí le contestó rápido.
Lo que vemos en la práctica: cuando alguien busca información sobre seguros, típicamente contacta a 3-4 agentes al mismo tiempo. El primero que cotiza bien tiene ventaja. Si tú tardas un día porque necesitas tu laptop de la oficina, ya perdiste.
Escenario real:
Estás visitando a un cliente para renovar su póliza de vida. En la conversación menciona que su hijo acaba de comprar un carro y necesita seguro. Con sistema en la nube, sacas tu celular, cargas los datos del hijo, generas cotización, y se la mandas por WhatsApp antes de irte. Con sistema instalado, anotas en un cuaderno y lo agregas a tu lista de "pendientes para cuando regrese a la oficina."
La diferencia entre cerrar esa venta o que el hijo cotice con otro agente está en poder actuar inmediatamente.
Compartir Acceso con tu Equipo sin Compartir tu Computador
Cuando tu sistema vive en tu laptop, solo tú puedes usarlo. Si contratas a alguien para que te ayude con seguimiento o renovaciones, esa persona necesita:
- Acceso físico a tu computador (imposible si estás usando el aparato)
- O que tú le saques reportes y se los mandes (trabajo manual extra)
- O que trabaje en su propio archivo separado y luego tú juntes todo (caos de versiones)
Con software en la nube, creas un usuario para tu asistente. Esa persona entra desde su propio dispositivo, ve la información que necesita, actualiza seguimientos, y todo queda registrado en el mismo sistema. No hay versiones duplicadas, no hay "espera a que yo termine para que tú puedas trabajar."
Lo que ganas:
- Continuidad cuando viajas: Tu equipo sigue operando aunque tú no estés. Pueden ver qué clientes están por vencer, hacer seguimiento, registrar llamadas.
- Delegación real: Puedes asignar tareas específicas ("tú manejas renovaciones, yo manejo ventas nuevas") sin tener que estar pasando archivos manualmente.
- Visibilidad compartida: Todos ven el mismo estado de cada prospecto. Nadie llama dos veces al mismo cliente por error, nadie pierde información porque "estaba en el correo de Juan."
Elegir software en la nube es solo el primer paso. La mayoría de agentes falla en la implementación porque configura todo antes de usar nada. Si vas a adoptar un CRM, necesitas una metodología que priorice adopción sobre configuración perfecta desde el día uno.
Integración con WhatsApp y Captura de Leads 24/7
El software moderno en la nube se conecta con las herramientas que ya usas. WhatsApp, formularios web, landing pages. El software instalado local no suele tener estas conexiones porque vive aislado en un computador.
Cómo funciona la integración:
- Prospecto llena formulario en tu página web: Los datos llegan automáticamente a tu sistema en la nube. Recibes notificación en tu celular. Contactas al prospecto en minutos.
- Cliente te escribe por WhatsApp: Puedes registrar la conversación directamente desde la plataforma en la nube, sin copiar y pegar manualmente a Excel.
- Leads de redes sociales: Si haces publicidad en Facebook o Instagram, los leads se capturan automáticamente en tu sistema. No tienes que transcribir nada.
El problema del sistema instalado:
No se conecta con nada. Cada lead que llega por cualquier canal (web, redes, WhatsApp, llamada) lo tienes que transcribir manualmente al sistema cuando llegues a tu computador. Pierdes tiempo y aumentas errores de transcripción.
Ejemplo de flujo automatizado:
- Prospecto ve tu anuncio en Instagram
- Llena formulario con sus datos
- Sistema en la nube captura la información automáticamente
- Recibes notificación en tu celular
- Abres el sistema desde tu celular
- Ves todos los datos del prospecto
- Le escribes por WhatsApp con contexto completo
- Total tiempo: 5 minutos desde que llenó el formulario hasta que lo contactaste
Con sistema instalado:
- Prospecto llena formulario
- Te llega notificación al correo
- Esperas llegar a la oficina
- Abres tu laptop
- Copias los datos del correo a tu sistema local
- Buscas el número del prospecto
- Le escribes por WhatsApp
- Total tiempo: 1-2 días (y probablemente ya compró con alguien más)
Tabla Comparativa: Nube vs. Instalado para Agentes
La decisión entre software en la nube y software instalado se reduce a responder estas preguntas: ¿Qué pasa cuando el computador falla? ¿Puedo trabajar desde cualquier lugar? ¿Mi equipo tiene acceso sin depender de mi laptop? Esta tabla compara los dos modelos usando criterios reales del día a día.
Criterios de Decisión (Continuidad, Seguridad, Movilidad, Costos)
Elegir software en la nube sobre on-premise es correcto, pero también importa en qué orden adoptas cada herramienta. No necesitas un stack completo desde el día 1. Tu etapa de desarrollo define qué priorizar primero.
Cuándo el Software Local Todavía Tiene Sentido (Spoiler: Casi Nunca)
Después de ver la comparación, la pregunta es: ¿existe algún escenario donde el software instalado sea mejor opción que la nube? La respuesta honesta es casi ninguno, especialmente para agentes de seguros en 2026.
Los únicos casos donde software local podría tener sentido:
- Internet extremadamente inestable: Si trabajas en una zona donde literalmente no hay conexión a internet funcional (ni datos móviles), el software local es tu única opción. Pero esto aplica a muy pocos lugares en América Latina urbana.
- Regulación específica que prohíbe almacenar datos fuera del país: Algunos sectores (banca, gobierno) tienen restricciones legales sobre dónde pueden vivir los datos. Para agentes de seguros, estas restricciones no aplican en la mayoría de países.
- Necesitas trabajar sin electricidad por períodos largos: Si literalmente no tienes acceso a electricidad confiable para cargar dispositivos, el software en la nube no sirve. Pero si no tienes electricidad, tampoco puedes usar tu laptop instalada.
Por qué estos escenarios son raros:
La mayoría de agentes trabaja en ciudades o zonas con internet funcional (incluso móvil). Las regulaciones de seguros permiten almacenamiento en la nube. La electricidad es más estable que un disco duro local.
El costo de elegir local "por costumbre":
Muchos agentes usan software instalado no porque sea mejor, sino porque "así lo hemos hecho siempre" o "me da miedo la nube." Ese miedo cuesta:
- Tiempo perdido transcribiendo datos manualmente
- Ventas perdidas por no poder cotizar inmediatamente
- Riesgo constante de perder información por falla del aparato
- Imposibilidad de delegar o trabajar en equipo eficientemente
Si estás usando software instalado hoy, pregúntate: ¿Es porque realmente necesito que viva en mi computador, o es porque no he evaluado alternativas en la nube?
Costos Reales: Mensualidad vs. Licencia Perpetua
La comparación obvia es: "Pago $1,000 USD una sola vez por el software instalado, o $50 USD mensuales por el de la nube. El instalado sale más barato." Esa cuenta ignora los costos ocultos: tiempo perdido, recuperación de fallas, horas sin poder trabajar, y oportunidades de venta que se van mientras esperas llegar a tu computador.
El Costo Oculto del Software "Gratis" o "De Una Sola Vez"
El software instalado tiene un precio inicial claro. Lo que no tiene es una etiqueta visible para todo lo que pagas después en tiempo, fricción y pérdidas.
Costos que no aparecen en la factura inicial:
- Tiempo de recuperación cuando falla: Si tu disco duro se daña, pierdes al menos un día completo reinstalando el sistema, recuperando el respaldo (si existe), y verificando que todo funcione. Un día sin trabajar puede significar 5-10 cotizaciones no atendidas. Si cada cotización tiene 20% de probabilidad de cerrar y tu comisión promedio es $200 USD, perdiste entre $200-$400 USD por ese día.
- Horas transcribiendo datos manualmente: Sin integración con WhatsApp, web o redes sociales, transcribes cada lead a mano. Si capturas 50 leads al mes y tardas 3 minutos por cada uno, son 2.5 horas mensuales en trabajo manual. Si valoras tu hora en $30 USD, pagas $75 USD mensuales en tiempo perdido.
- Actualizaciones y mantenimiento: El software instalado eventualmente necesita actualización. Muchos proveedores cobran mantenimiento anual (20-30% del costo inicial) o te obligan a comprar una nueva versión. Esa licencia "perpetua" de $1,000 USD termina costando $200-$300 USD anuales adicionales.
- Falta de movilidad: Cada vez que no puedes cotizar porque no estás en tu computador, pierdes una venta potencial. Si esto pasa 2 veces al mes y cada oportunidad perdida vale $200 USD en comisión promedio, estás dejando $400 USD mensuales en la mesa.
El costo real de "gratis":
Muchos agentes usan Excel local porque viene con Office que ya tienen. Pero Excel local significa:
- Riesgo de perder el archivo si se daña el computador
- Trabajo manual transcribiendo información
- Sin acceso desde el celular
- Sin integración con otros canales
Si Excel local te cuesta 3 horas mensuales en trabajo manual y 1-2 ventas perdidas por falta de movilidad, el costo real es $300-$500 USD mensuales en tiempo y oportunidad perdida. Pagas $300-$500 USD cada mes en costos ocultos por usar algo que creías "gratis."
Por Qué Pagar Mensual No es "Más Caro"
La suscripción mensual parece más cara porque pagas visible y frecuentemente. Pero incluye costos que con software instalado pagas de forma oculta o cuando ya es tarde.
Qué incluye la mensualidad en la nube:
- Respaldos automáticos continuos: No pagas por un servicio de respaldo separado. No pierdes tiempo haciéndolo manualmente. No arriesgas perder información porque "olvidaste respaldar."
- Actualizaciones automáticas: Siempre tienes la última versión sin pagar extra. Correcciones de seguridad, nuevas funcionalidades, mejoras de velocidad llegan automáticamente.
- Soporte técnico: Cuando algo falla, el proveedor lo resuelve. No pagas por llamadas de soporte ni por técnicos que vengan a arreglar tu instalación.
- Acceso desde múltiples dispositivos: No compras licencias separadas por cada computador. Entras desde donde estés con el mismo costo.
- Integraciones mantenidas: Las conexiones con WhatsApp, formularios web, redes sociales siguen funcionando aunque esas plataformas cambien. El proveedor actualiza las integraciones, tú solo las usas.
Ejemplo de cuenta real:
Software instalado:
- Licencia inicial: $1,000 USD
- Mantenimiento anual: $250 USD
- Tiempo perdido en transcripción manual: $75 USD/mes ($900 USD/año)
- Recuperación de fallas (1 vez al año): $300 USD
- Ventas perdidas por falta de movilidad: $200 USD/mes ($2,400 USD/año)
- Total primer año: $4,850 USD
- Total años siguientes: $3,850 USD/año
Software en la nube:
- Mensualidad: $50 USD/mes ($600 USD/año)
- Sin costos ocultos adicionales
- Total cada año: $600 USD
La diferencia es $4,250 USD en el primer año y $3,250 USD cada año siguiente. Ves el costo completo desde el inicio porque todo está incluido en esos $50 mensuales.
Cuándo la mensualidad duele más:
La mensualidad se siente cara cuando:
- No estás usando el sistema activamente (lo pagaste pero no lo aprovechas)
- No sabes cuánto tiempo pierdes en alternativas manuales (no ves el costo oculto)
- Comparas solo precio de etiqueta sin incluir todos los costos reales
La mensualidad vale la pena cuando:
- Usas el sistema diariamente para capturar leads y dar seguimiento
- Valoras poder trabajar desde cualquier lugar sin depender de un computador específico
- Entiendes que tu tiempo tiene valor y cada hora ahorrada te permite vender más
- Tu proveedor de software hace actualizaciones TODOS LOS MESES
Preguntas Frecuentes sobre Software en la Nube para Agencias de Seguros
1. ¿Es peligroso subir las pólizas de mis clientes a la nube?
No, es más seguro que tenerlas solo en tu computador. Los servidores en la nube tienen encriptación, respaldos automáticos en múltiples ubicaciones y equipos de seguridad trabajando 24/7. Tu laptop tiene el antivirus que instalaste (o no) y depende de que hagas respaldos manuales. La mayoría de robos de datos ocurre por laptops perdidas o robadas, no por ataques a servidores en la nube de empresas serias.
2. ¿Qué pasa si me quedo sin internet? ¿No puedo trabajar?
Correcto, necesitas internet para acceder al sistema en la nube. Pero en 2026, la mayoría de agentes tiene acceso a internet móvil en su celular. Si falla el WiFi de tu oficina, usas datos móviles. El escenario donde quedas completamente sin conexión es raro en zonas urbanas. El riesgo de "no tener internet por 2 horas" es menor que el riesgo de "perder todos tus datos porque se dañó el disco duro."
3. ¿Puedo usar Excel si está en Google Sheets o OneDrive?
Sí, Excel en la nube (Google Sheets o OneDrive) elimina el riesgo principal del Excel local: perder el archivo si se daña tu computador. Funciona bien para las primeras 500-1000 pólizas. Después de eso, necesitas funcionalidades más avanzadas (seguimiento automático de renovaciones, reportes complejos, integraciones con WhatsApp) que Excel no tiene. Pero para empezar, Excel en la nube es válido.
4. ¿El software instalado es más rápido que el de la nube?
Depende de tu conexión a internet. Si tienes internet rápido, no notas diferencia. El software en la nube carga en 2-3 segundos. Si tu internet es muy lento, el software instalado puede sentirse más rápido porque no depende de la conexión. Pero esperar 2-3 segundos extra no importa cuando comparas con perder días completos de trabajo porque tu computador falló.
5. ¿Cómo sé si un sistema en la nube es realmente seguro?
Busca estas señales:
- Encriptación: El proveedor debe especificar que usa encriptación de datos (tanto en tránsito como en reposo)
- Certificaciones: Proveedores serios tienen certificaciones como ISO 27001 o usan infraestructura de AWS, Azure o Google Cloud
- Dónde están tus datos: Deben decir dónde están alojados tus datos y qué medidas de seguridad tienen
Si un proveedor no puede responder claramente estas preguntas, mejor busca otra opción.
Conclusión
El software instalado te ata a un solo computador. Si ese aparato falla, te roban o se infecta, tu operación se detiene hasta que lo resuelvas. El software en la nube elimina ese riesgo: tus datos viven en servidores remotos protegidos, accesibles desde cualquier dispositivo con internet.
Un sistema que solo funciona cuando un aparato específico está disponible te deja vulnerable. Un sistema que funciona mientras tengas internet (algo que ya tienes en tu celular) te da continuidad operativa real.
Excel en la nube (Google Sheets u OneDrive) es una opción válida para empezar. Elimina el riesgo de perder el archivo y permite acceso desde cualquier lugar. Cuando crezcas más allá de 500-1000 pólizas, necesitarás un CRM especializado que también debe estar en la nube.
Lo que puedes hacer hoy:
Si usas software instalado, haz el test del café derramado: pregúntate qué pasaría si tu laptop se daña ahora mismo. Si la respuesta es "pierdo días de trabajo y datos recientes," es momento de migrar a la nube. Si usas Excel local, muévelo a Google Sheets o OneDrive hoy. Toma 10 minutos y elimina el riesgo de perderlo todo.
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